Objetivo
Garantir que a produção tenha etiquetas de envio e notas fiscais prontas no início do dia, que os pedidos fechados sejam comunicados à transportadora via romaneio (CSV), e que os códigos de rastreio retornem ao ERP de vendas. Este processo é o ciclo administrativo que sustenta a expedição física.
Visão geral do ciclo
O processo opera em momentos distintos ao longo de dois dias consecutivos. A distinção central: o Administrativo fecha e despacha os pedidos 12h (porque já tem as etiquetas em mãos desde D-1 e esses pedidos precisam sair primeiro), enquanto os demais tipos (15h, 17h, 19h) seguem o fluxo normal pela produção.
D-1 (hoje, antes das 19h)
└─ Administrativo prepara etiquetas + NFs de TODOS os tipos (12h, 15h, 17h, 19h)
D (amanhã, manhã cedo)
├─ Administrativo fecha os pedidos 12h: pega etiqueta + produto, monta, fecha no ERP
└─ Administrativo envia malote com etiquetas + NFs dos 15h, 17h, 19h para a produção
D (amanhã, ao longo do dia)
└─ Produção fecha os pedidos 15h, 17h, 19h normalmente
D (amanhã, fim do dia — 19h)
└─ Expedição exporta CSV (romaneio) de TODOS os Fechados do dia → transportadora
└─ Expedição posta os pacotes
D (amanhã, após postagem)
└─ Administrativo insere rastreios de TODOS os tipos no ERP
└─ Administrativo comunica devoluções no ERP quando pedido retorna
Posição no fluxo do ERP
Este processo opera em paralelo com as etapas de produção e se conecta à expedição:
- D-1: Opera ANTES da produção — prepara materiais com base no filtro “previsão de produção” do ERP de vendas
- D (romaneio): Opera DEPOIS do Fechamento (etapa 11) — exporta os pedidos que de fato fecharam
- D (rastreio): Opera DEPOIS da postagem — alimenta o ERP com dados de rastreio para o status futuro Entregue
Fase 1 — Preparação de etiquetas e NFs (D-1, antes das 19h)
O Administrativo prepara tudo que a produção e expedição precisarão amanhã: etiquetas de envio e notas fiscais. Isso acontece no dia anterior porque a produção precisa das etiquetas prontas logo cedo.
Passo a passo
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Filtrar pedidos no ERP de vendas: previsão de produção = amanhã | Administrativo | Administrativo | — | — | Lista de pedidos previstos para amanhã |
| 2 | Exportar CSV com os pedidos filtrados | Administrativo | Administrativo | — | — | Arquivo CSV com dados dos pedidos |
| 3 | Inputar CSV no sistema externo de etiquetas | Administrativo | Administrativo | — | — | Dados importados no sistema de etiquetas |
| 4 | Gerar etiquetas de envio e notas fiscais | Administrativo | Administrativo | — | — | Etiquetas e NFs geradas (digitais) |
| 5 | Imprimir todas as etiquetas e NFs | Administrativo | Administrativo | — | — | Etiquetas e NFs impressas, prontas para o malote |
Filtro utilizado
O Administrativo usa o filtro “produção” do ERP de vendas, que olha a data de previsão de produção do PV (não a data de retirada do REQ). O filtro é: previsão de produção = D (amanhã). Ver Cálculo automático da data de previsão de produção para como essa data é calculada.
Isso significa que o Administrativo usa o mesmo filtro que o ERP calcula automaticamente, não o filtro de retirada que a produção usa. Na maioria dos casos coincidem, mas podem divergir quando Retirada ≠ Previsão. Ver Dois sistemas, dois filtros.
Etiquetas que sobram
Pode acontecer de um pedido previsto para D ter sua produção postergada (ex: flag de alerta da Atendente, pedido segurado a pedido do cliente). Nesse caso, a etiqueta gerada em D-1 sobra. A regra é simples: descarta a etiqueta e gera outra no dia correto. Não reaproveitar etiquetas de dias anteriores — a NF pode ter dados que mudaram.
O cenário inverso (pedido fechar antes da previsão) não acontece na prática — pedidos sempre ficam prontos na previsão ou depois, nunca antes.
Fase 2A — Fechamento dos pedidos 12h (D, manhã cedo)
Os pedidos 12h precisam sair primeiro no dia. Como o Administrativo já tem as etiquetas e NFs em mãos desde D-1, ele mesmo fecha esses pedidos — pega o produto que já passou por conferência (está em Ag. Fechamento), junta com a etiqueta e NF, monta a caixa e avança para Fechado no ERP.
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 6 | Separar etiquetas e NFs dos pedidos 12h do malote | Administrativo | Administrativo | — | — | Etiquetas 12h separadas |
| 7 | Pegar produtos dos pedidos 12h (em Ag. Fechamento), montar caixa com etiqueta e NF. Físico: embalar + colar etiqueta. ERP: avançar de Ag. Fechamento → Fechado | Administrativo | Administrativo | — | Expedição | Pedidos 12h fechados e prontos para despacho |
Por que o Administrativo fecha o 12h: é uma questão de timing. Os 12h são os primeiros a sair — quando a produção ainda está montando o dia de trabalho. O Administrativo já tem as etiquetas prontas e está no setor cedo. Faz sentido que ele mesmo feche e monte, em vez de esperar o malote chegar à produção e a Expedição processar.
Fase 2B — Envio do malote para a produção (D, manhã)
O Administrativo organiza as etiquetas e NFs dos demais tipos (15h, 17h, 19h) e envia um malote para o setor de produção. As etiquetas do 12h já foram usadas na Fase 2A.
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 8 | Organizar etiquetas e NFs dos 15h, 17h, 19h por tipo de envio | Administrativo | Administrativo | — | — | Malote organizado |
| 9 | Enviar malote para o setor de produção | Administrativo | Administrativo | — | Expedição | Malote recebido pela produção |
A Expedição recebe o malote e tem à disposição as etiquetas e NFs para os pedidos 15h, 17h e 19h. A produção fecha esses pedidos ao longo do dia no fluxo normal. Ao montar a caixa na etapa de Expedição, a Expedição usa a etiqueta correspondente do malote.
Fase 3 — Exportação do romaneio e postagem (D, fim do dia — 19h)
Ao final do dia (19h), a Expedição exporta CSV de todos os pedidos Fechados do dia — incluindo os 12h que o Administrativo fechou de manhã. O CSV é um arquivo por tipo de envio, enviado para a transportadora como romaneio. Este CSV é o contrato entre a Neofarma e a transportadora: “estes são os pacotes que estou entregando hoje”.
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 10 | Filtrar pedidos no ERP de vendas: status Fechado + data = hoje, por tipo de envio | Expedição | Expedição | — | — | Lista de pedidos fechados do dia, por tipo |
| 11 | Exportar CSV do ERP — um por tipo de envio (12h, 15h, 17h, 19h) | Expedição | Expedição | — | — | CSVs de romaneio |
| 12 | Enviar CSVs para a transportadora | Expedição | Expedição | — | Administrativo | Romaneio entregue à transportadora |
| 13 | Postar pacotes para a transportadora | Expedição | Expedição | — | — | Pacotes entregues |
⚠️ Os pedidos 12h, embora fechados pelo Administrativo de manhã, aparecem no filtro de Fechados do dia e entram no romaneio normalmente. A distinção de quem fecha (Administrativo vs. Produção) não afeta quem exporta o romaneio — a Expedição exporta todos.
Romaneio e tipo de envio
Cada tipo de envio (12h, 15h, 17h, 19h) gera um CSV separado. Pedidos com hora :30 (esporádicos/extras) NÃO entram em nenhum desses romaneios — são despachados avulsos. Ver Envios fora do pacote (esporádicos e extras).
O que o CSV contém
O CSV de romaneio é exportado do ERP de vendas e contém os dados necessários para a transportadora: número do pedido, destinatário, endereço, tipo de envio, peso estimado, volume. A estrutura exata depende do formato que a transportadora aceita.
Fase 4 — Inserção de rastreios e comunicação de devoluções (D, após postagem)
Após a postagem, a transportadora devolve um comprovante por pedido com o código de rastreio. O Administrativo insere esses códigos nos pedidos no ERP de vendas — de todos os tipos de envio, não apenas os 12h. O Administrativo é o ponto único de contato com a transportadora para rastreios e devoluções.
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 | Receber comprovantes da transportadora (um por pedido, todos os tipos) | Administrativo | Administrativo | — | — | Comprovantes com rastreios |
| 15 | Inserir código de rastreio em cada pedido no ERP de vendas | Administrativo | Administrativo | — | Atendente | Rastreio disponível no pedido |
Quando o rastreio fica disponível
Os comprovantes voltam no mesmo dia da postagem. O Administrativo insere os rastreios assim que recebe. A partir da inserção, o rastreio está disponível no ERP de vendas — o Atendente pode informar o cliente.
Comunicação de devoluções (pedido retornou)
Quando a transportadora devolve um pedido (entrega falhou, endereço incorreto, recusado pelo destinatário), o Administrativo é quem recebe a informação e comunica no ERP:
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 16 | Receber comunicação de devolução da transportadora | Administrativo | Administrativo | — | — | Identificação do pedido devolvido |
| 17 | Voltar pedido de Fechado → Ag. Fechamento no ERP | Administrativo | Administrativo | — | Expedição, Atendente | Pedido reaparece na fila da produção/expedição para reprocessamento |
Por que Fechado → Ag. Fechamento: ao voltar para Ag. Fechamento, o pedido reaparece na fila da Expedição quando for novamente avançado para Fechado. Isso permite que a Expedição reprocesse o pedido (nova etiqueta, possível correção de endereço) sem criar um pedido novo. O Atendente é informado porque pode precisar contatar o cliente para resolver a causa da devolução (endereço errado, recusa, etc.).
Fluxo de resolução após devolução:
- Administrativo volta status no ERP (Fechado → Ag. Fechamento)
- Atendente investiga causa com cliente e resolve (corrige endereço, confirma reenvio, ou cancela)
- Administrativo gera nova etiqueta/NF se necessário
- Expedição reprocessa: avança para Fechado novamente → entra no próximo romaneio
Relação com o status Postado (futuro)
Hoje o ERP não tem o status Postado. Quando existir, a sequência será: Fechado → Postado (com rastreio inserido) → Entregue. O rastreio inserido nesta fase será o dado que alimenta o acompanhamento de entrega. A devolução passará a ser: Postado → Fechado (ou Ag. Fechamento), sinalizando que o pacote voltou. Ver Gap atual: ausência do status Postado.
Regras de decisão e escalação
- Etiqueta/NF com dados errados: Se ao receber o malote a Expedição identificar etiqueta com dados divergentes do pedido (endereço mudou entre D-1 e D, por exemplo), não usar. Sinalizar para Administrativo que refaz a etiqueta/NF. O pedido pode ter que esperar o próximo romaneio.
- Pedido fechado que não tem etiqueta no malote: Pode acontecer se um pedido foi marcado como prioridade depois que o malote foi preparado. Administrativo gera etiqueta/NF avulsa no dia.
- Transportadora não devolve comprovante no dia: Exceção — registrar e cobrar no dia seguinte. O rastreio fica pendente no ERP.
- Rastreio divergente (número não bate com pedido): Administrativo confere e corrige antes de inserir. Se dúvida, consultar Expedição.
Exceções conhecidas
- Envio 12h — Administrativo fecha: Os pedidos 12h são fechados pelo Administrativo de manhã (Fase 2A), não pela produção. O Administrativo já tem etiqueta e NF em mãos desde D-1 e esses pedidos precisam sair primeiro. Os 15h, 17h e 19h seguem o fluxo normal (produção fecha, Expedição usa etiqueta do malote). Ver Fase 2A acima.
- Esporádicos (:30): Não entram no romaneio por tipo de envio. O Administrativo pode precisar gerar etiqueta avulsa em D se o esporádico surgir depois do malote de D-1.
- Retirada presencial: Sem etiqueta de envio, sem romaneio, sem rastreio. Só NF. Ver Retirada presencial.
- Envio conjunto (múltiplos pedidos, 1 caixa): Uma etiqueta para o pedido-mestre, rastreio inserido no pedido-mestre. Pedidos-satélite recebem o mesmo rastreio ou referência ao pedido-mestre. Ver Envio conjunto — múltiplos pedidos do mesmo destinatário em 1 envio.
- Devolução pela transportadora: Administrativo comunica no ERP voltando de Fechado → Ag. Fechamento. Atendente resolve causa, Administrativo gera nova etiqueta se necessário. Ver Fase 4 acima.
Relação com outros processos
- Alimenta: expedicao-e-transporte — as etiquetas e NFs geradas aqui são usadas na expedição física
- Depende de: conferencia-producao → Fechamento — só gera romaneio dos pedidos que de fato fecharam
- Filtro de D-1: Usa o filtro “previsão de produção” do ERP de vendas. Ver Cálculo automático da data de previsão de produção
- Romaneio: CSVs por tipo de envio exportados do ERP de vendas. Pedidos :30 ficam fora — ver Envios fora do pacote (esporádicos e extras)
- Mapa de responsabilidades: Mapa de Responsabilidades por Etapa
- Ciclo do pedido: ciclo-pedido-executivo — cadeia completa Criado→Entregue
- Mecanismos de sistema: referencia-sistema-erp — este processo é fonte canônica para: sistema externo de etiquetas (#17), exportação romaneio CSV (#18)
Histórico de evolução
| Data | Mudança | Motivação |
|---|---|---|
| 2026-04-06 | Criação do documento com ciclo completo: preparação D-1 (etiquetas + NFs via CSV no sistema externo), malote, romaneio (CSV por tipo de envio para transportadora), e inserção de rastreios (comprovante por pedido → ERP de vendas) | 2026-04-06-faturamento-rastreio-sem-processo — sessão de detalhamento com João |
| 2026-04-06 | Distinção de responsabilidade por tipo de envio: Administrativo fecha pedidos 12h (Fase 2A), produção fecha 15h/17h/19h (fluxo normal). Malote só com etiquetas 15h/17h/19h (Fase 2B). Adicionada comunicação de devoluções pelo Administrativo (Fechado → Ag. Fechamento) na Fase 4. Rastreios: Administrativo insere todos os tipos. Romaneio: Expedição exporta CSV de todos os tipos às 19h | Detalhamento com João — quem fecha e quem gera romaneio por tipo de envio |