Objetivo
Garantir que o produto correto chegue ao destinatário correto, com embalagem adequada, manuais de uso inclusos, e rastreio disponível. Este processo cobre a transição do pedido do status Produzido (Fechamento) para Postado no ERP, e eventualmente para Entregue.
Posição no fluxo do ERP
- Etapa de entrada: Produzido (Fechamento) — etapa 11. Todos os produtos foram conferidos (Conferência 1 e 2 aprovadas, automático por produto) e a caixa foi montada.
- Etapa de saída: Postado — etapa 12 (a implementar no ERP). Pedido saiu da Neofarma.
- Etapa terminal: Entregue — etapa 13 (a implementar no ERP). Confirmação de entrega. Se não entregue, volta para Produzido.
- Padrão de avanço: Manual por pedido. Expedição decide avançar após cumprir pré-requisitos.
Como a Expedição encontra o trabalho do dia
A Expedição usa um filtro diferente do filtro padrão da produção (ver Filtro da Expedição (diferente do padrão)):
- Filtro de status: Somente pedidos em Fechado (Produzido)
- Sem filtro de data explícito: Tudo que está Fechado é candidato a despacho
- Ordenação: Por tipo de envio / hora (12:00, 15:00, 17:00, 19:00) — monta romaneio por pacote
A Expedição NÃO filtra por data de retirada como as outras etapas. A lógica é: se o pedido chegou a Fechado, todos os produtos foram conferidos e a caixa foi montada — está pronto para sair.
Quem fecha depende do tipo de envio
Nem todos os pedidos chegam a Fechado pela mesma pessoa:
- 12h: O Administrativo fecha de manhã cedo (já tem etiqueta/NF desde D-1). Esses pedidos já aparecem como Fechado quando a Expedição começa o dia. Ver Fase 2A — Fechamento dos pedidos 12h (D, manhã cedo).
- 15h, 17h, 19h: A produção (Conferente/Expedição) fecha ao longo do dia no fluxo normal.
Para a Expedição, a distinção não muda o trabalho: ela filtra tudo que está em Fechado e organiza por tipo de envio. Mas é importante saber que os 12h já estarão lá quando ela chegar.
Gap atual: ausência do status Postado e ambiguidade de Fechado
Hoje “Fechado” é a última etapa no ERP. Isso cria ambiguidade:
| O que está em Fechado | O que significa | Ação |
|---|---|---|
| Fechou hoje | Pronto para enviar | Expedição despacha normalmente |
| Fechou ontem | Deveria ter sido enviado ontem | Assume-se que já foi. Se NÃO foi, ver workaround abaixo |
Workaround: Se um pedido Fechado de ontem não foi enviado, voltar para Ag. Fechamento e alguém avança novamente — o pedido reaparece como Fechado hoje na fila da Expedição.
Solução futura: Status Postado entre Fechado e Entregue. Fechado = pronto para enviar. Postado = já saiu da Neofarma. Elimina a ambiguidade e evita o workaround de voltar etapa.
Mecanismo de “segurar” pedido
A Atendente pode impedir o despacho de um pedido sem comunicar diretamente a Expedição: basta não avançar o pedido para Fechado, mesmo que todos os itens estejam conferidos. Como o filtro da Expedição mostra apenas Fechados, o pedido simplesmente não aparece na fila. Isso é usado quando o cliente pede para segurar o envio ou quando há pendência de confirmação.
Além disso, a flag de alerta (já documentada nos pré-requisitos abaixo) bloqueia o avanço mesmo que o pedido esteja em Fechado.
Quando acontece
Diariamente. A pessoa da Expedição filtra os pedidos em Fechado (Produzido) e monta o romaneio do dia organizado por tipo de envio / hora. Cada pedido com hora :00 que avança para Postado entra no romaneio do pacote correspondente (12h, 15h, 17h ou 19h). Pedidos com hora :30 (esporádicos/extras) NÃO entram em nenhum romaneio regular — são despachados avulsos pela expedição, fora dos 4 pacotes. O romaneio lista apenas pedidos :00. Ver Tipos de envio e a hora como critério de priorização.
Pré-requisitos para avançar de Produzido para Postado
Antes de avançar o pedido para Postado, a Expedição verifica:
- Sem alertas pendentes da vendedora. A Atendente pode marcar uma flag de alerta no pedido dentro do ERP (ex: “cliente pediu para segurar envio”, “aguardando confirmação de endereço”). Essa flag impede o sistema de avançar o pedido de Produzido para Postado. O pedido fica visível em Produzido mas bloqueado — não entra no romaneio. A Atendente é quem remove a flag após resolver a pendência.
- Caixa montada e conferida. Todos os produtos do pedido estão na caixa, com manuais de uso quando aplicável.
- Etiqueta de envio gerada. Endereço, destinatário e código de rastreio corretos.
Passo a passo com RACI
| # | Etapa | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) | Entregável |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Filtrar pedidos em Produzido por tipo de envio do dia. Físico: acessar lista de pedidos em Produzido no ERP, selecionar tipo de envio | Expedição | Expedição | — | — | Lista de candidatos ao romaneio do dia |
| 2 | Verificar se há flag de alerta no pedido. ERP: sistema impede avanço se flag ativa | Expedição | Expedição | Atendente (se flag existe) | — | Pedido liberado ou bloqueado |
| 3 | Conferência final produto × pedido. Físico: verificar visualmente que os itens na caixa conferem com o pedido | Conferente | Conferente | — | — | Produto validado para envio |
| 4 | Montagem da caixa (produto + manuais de uso). Físico: embalar, incluir materiais de apoio | Expedição | Expedição | — | — | Caixa montada e fechada |
| 5 | Colar etiqueta de envio na caixa. Físico: pegar etiqueta do malote recebido do Administrativo (preparado em D-1), colar na caixa. Ver faturamento-romaneio-rastreio | Expedição | Expedição | Pedidos (se dúvida de endereço) | — | Etiqueta colada na caixa |
| 6 | Postar o pedido. Físico: colocar a caixa fechada e etiquetada na sacola do tipo de envio correspondente. ERP: avançar status para Postado — pedido entra no romaneio do dia. O romaneio (CSV por tipo de envio) é exportado ao fim do dia e enviado para a transportadora. Ver faturamento-romaneio-rastreio | Expedição | Expedição | — | Atendente (rastreio disponível) | Pedido no romaneio, caixa na sacola |
Regras de decisão e escalação
- Alerta pendente da vendedora: Expedição NÃO tenta resolver o alerta. Sinaliza a Atendente que o pedido está em Produzido mas bloqueado. Atendente resolve a pendência e remove o alerta. Só então Expedição retoma o fluxo.
- Endereço divergente entre Pedido e Chat: escalar para Pedidos que confirma com o cliente antes do despacho. Ver conferencia-pedido-ocr.
- Produto com cold chain: verificar embalagem térmica e janela de coleta da transportadora.
- Pedido fracionado (parte pronta, parte em produção): despachar o que está pronto somente se o cliente autorizou envio parcial. Se não, aguardar até todos os produtos chegarem em Produzido.
Exceções conhecidas
Retirada presencial
Pular etapas 4-5 (etiqueta e despacho). Registrar retirada com assinatura. Avançar para Postado com observação “retirada presencial”.
Endereço de clínica com horário restrito
Confirmar janela de entrega antes do despacho. Se a transportadora não consegue entregar na janela, segurar para o dia seguinte.
Envio conjunto — múltiplos pedidos do mesmo destinatário em 1 envio
Ao montar o romaneio de um tipo de envio, a Expedição pode encontrar dois ou mais pedidos em Produzido que têm o mesmo destinatário e o mesmo tipo de envio. Nesse caso, consolida em um único envio físico. O procedimento:
- Identificar pedidos consolidáveis. Mesmo destinatário, mesmo tipo de envio, todos em Produzido sem flag de alerta. A identificação acontece naturalmente: ao filtrar os Produzidos por tipo de envio para montar o romaneio do dia, os pedidos do mesmo destinatário ficam visíveis.
- Escolher 1 pedido como “pedido-mestre” do envio. Os demais são pedidos-satélite.
- Montar 1 caixa com todos os produtos de todos os pedidos.
- Avançar apenas o pedido-mestre para Postado. Os pedidos-satélite permanecem em Produzido até confirmação de entrega.
- Registrar nas observações de entrega do pedido-mestre: os números dos pedidos-satélite incluídos neste envio (ex: “Este envio contém também os pedidos #12345 e #12346”).
- Registrar nos pedidos-satélite: observação indicando que foram enviados junto com o pedido-mestre (ex: “Enviado junto com pedido #12340 — ver romaneio de DD/MM/YYYY”).
- Ao confirmar entrega: avançar pedido-mestre E pedidos-satélite para Entregue simultaneamente.
⚠️ Por que não avançar todos para Postado? Porque cada Postado gera uma linha no romaneio, e o envio físico é um só. Avançar todos inflaria o romaneio e geraria expectativa de 3 volumes na transportadora quando na verdade é 1. O pedido-mestre é o que carrega o rastreio real.
⚠️ Risco: Se a entrega falhar, todos os pedidos do envio conjunto voltam de Postado/Produzido para Produzido — a Expedição precisa desmontar a caixa e reavaliar.
Devolução pela transportadora (pedido retornou)
Quando a transportadora devolve um pacote, o Administrativo é quem comunica no ERP: volta o pedido de Fechado → Ag. Fechamento. A Expedição não inicia esse retorno — recebe o pedido de volta na fila quando ele for novamente avançado para Fechado após resolução da causa (endereço corrigido, reenvio autorizado pelo cliente). Ver Comunicação de devoluções (pedido retornou).
Detalhes de sistema
Mecanismos automáticos que operam neste processo. Referência completa em referencia-sistema-erp.
Filtro da Expedição (diferente do padrão): A Expedição é a única etapa que NÃO filtra por data de retirada. O filtro é: status = Fechado + sem filtro de data + ordenação por tipo de envio/hora. Tudo que está Fechado é candidato a despacho. Ver 14. Filtro da Expedição.
Flag de alerta (bloqueio de avanço): A Atendente pode marcar flag no pedido que impede o sistema de avançar de Produzido/Fechado para Postado. O pedido fica visível mas bloqueado. A Expedição não resolve — sinaliza a Atendente. Ver 7. Flag de alerta (bloqueio de expedição).
Mecanismo de “segurar” pedido: Não é flag — é simplesmente não avançar para Fechado. O pedido não aparece na fila da Expedição porque o filtro só mostra Fechados. Usado quando cliente pede para segurar. Ver 11. Mecanismo de “segurar” pedido (não é flag).
Exportação de romaneio CSV: No fim do dia (19h), Expedição exporta CSV do ERP de vendas — um por tipo de envio (12h, 15h, 17h, 19h). Pedidos :30 ficam fora do romaneio regular. O CSV é o contrato com a transportadora. Ver Fase 3.
Gap do status Postado: Hoje Fechado é a última etapa. Cria ambiguidade entre “pronto para enviar” e “já foi enviado”. Workaround: voltar para Ag. Fechamento e avançar de novo. Solução futura: status Postado. Ver Gap: ausência do status Postado.
Relação com outros processos
- Recebe de: Conferências de Produção → Produzido (Fechamento) — etapas 10-11 do ERP. Todos os produtos do pedido passaram por Conferência 1 (produto × REQ) e Conferência 2 (produto × REQ × Pedido × OCR).
- Entrega para: Status Postado e eventualmente Entregue no ERP.
- Ciclo administrativo: faturamento-romaneio-rastreio — etiquetas e NFs preparadas em D-1 pelo Administrativo, romaneio (CSV) exportado ao fim do dia, rastreios inseridos após postagem
- Regras de datas e filtros: regras-datas-filtros-producao — define filtro da expedição (diferente do padrão), tipos de envio, hora como ordenação do romaneio, gap do Postado
- Processos relacionados: conferencia-pedido-ocr (se há divergência de endereço), ciclo-pedido-executivo (cadeia do pedido completa).
- Mecanismos de sistema: referencia-sistema-erp — filtro da expedição, flags, romaneio CSV, gap Postado
Histórico de evolução
| Data | Mudança | Motivação |
|---|---|---|
| 2026-03-31 | Criação do documento. Substitui o antigo “colocar entregas para transportadora.md” que tinha apenas template genérico | 2026-03-31-processos-sem-raci |
| 2026-04-01 | Ancorado nas etapas do ERP (Produzido→Postado→Entregue). Adicionados: flag de alerta como bloqueio sistêmico, exceção de envio conjunto (mesmo destinatário + mesmo tipo de envio), 4 tipos de envio, dualidade físico×digital em cada etapa do RACI. Critério de junção refinado: mesmo destinatário + mesmo tipo de envio (não apenas mesmo cliente) | Contexto operacional descrito pelo João em sessão de arquitetura |
| 2026-04-06 | Adicionados: filtro da expedição (Fechado, sem data, por hora/tipo), gap do Postado com workaround, mecanismo de “segurar” pedido (não avançar para Fechado), tipos de envio esporádico e extras :30, link para regras-datas-filtros-producao | 2026-04-06-processos-sem-regras-datas-filtros-envio |
| 2026-04-06 | Referências ao novo processo faturamento-romaneio-rastreio: etiqueta vem do malote (passo 5), romaneio é CSV exportado ao fim do dia (passo 6) | 2026-04-06-faturamento-rastreio-sem-processo |
| 2026-04-06 | Adicionados: distinção de quem fecha por tipo de envio (12h=Administrativo, 15h/17h/19h=produção), exceção de devolução pela transportadora (Administrativo comunica no ERP) | Detalhamento com João — responsabilidades por tipo de envio |
| 2026-04-06 | Adicionada seção “Detalhes de sistema” separando: filtro da expedição, flag de alerta, segurar pedido, romaneio CSV, gap Postado. Link para referencia-sistema-erp | Agregação de detalhes de sistema na documentação de processos |