Objetivo
Processar pedidos onde a prescrição já vem pronta do profissional, garantindo que os três documentos (OCR, Pedido, REQ) sejam coerentes entre si e tecnicamente viáveis antes da produção. Este é o fluxo mais frequente — a maioria dos pedidos entra por aqui.
Posição no fluxo do ERP
Este processo percorre todas as etapas do pedido de venda no ERP, de Criado até Entregue. Cada fase abaixo indica em qual etapa do ERP ela opera e qual padrão de avanço segue.
Como funciona
O fluxo executivo é uma sequência de transformações: a prescrição vira pedido, o pedido vira requisição de produção, a requisição vira produto físico, o produto vira entrega. Em cada passagem, alguém verifica se o que entrou é coerente com o que vai sair.
Fase 1 — Recepção da prescrição e criação do pedido
Etapas do ERP: Criado → Orçado → Liberado para pagamento Padrão de avanço: manual por pedido
A criação do PV varia conforme a forma de chegada da prescrição. O tipo de envio é definido nesta fase, e será usado no cálculo automático da previsão de produção no momento do Pago. Ver Criação do PV e tipo de envio — varia conforme a origem para detalhamento completo.
Variante A — Receita digital (foto/PDF) — caso mais comum
A prescrição chega por WhatsApp, email, ou plataforma. O Atendente digitaliza via OCR e cria o pedido de venda no ERP.
- Quem executa: Atendente
- O que faz (físico): Recebe a prescrição, faz o OCR, identifica paciente/prescritor/comprador, seleciona os produtos no ERP, define tipo de envio definitivo (12h, 15h, 17h, 19h ou esporádico), destinatário e frete.
- O que muda (ERP): Pedido nasce no status Criado (só com cliente). Ao atribuir produtos via OCR, destinatário, tipo de envio e frete, o Atendente avança para Orçado. O cliente recebe um link de checkout (espelho do pedido com todos os dados). Depois, o Atendente avança manualmente para Liberado para pagamento.
- Entregável: Pedido de venda com OCR associado e tipo de envio definitivo, pronto para pagamento.
Variante B — Retirada de receita
Quando a Neofarma precisa retirar a receita física antes de processar o pedido (ex: receita de controle especial):
- Quem executa: Atendente
- O que faz (físico): Identifica necessidade de retirada, cria PV com tipo de envio “retirada” e data de amanhã. O PV entra no romaneio de retiradas (filtrado por data de previsão de produção). Quando a receita chega, o Atendente anexa o OCR, coloca os produtos, e muda o tipo de envio para o definitivo (12h, 15h, 17h, 19h).
- O que muda (ERP): PV nasce antes da receita, com tipo “retirada”. Depois da receita: tipo de envio muda, produtos são atribuídos, avança para Orçado → Liberado.
- Entregável: PV com receita anexada e tipo de envio definitivo, pronto para pagamento.
- Regra de data: Pedido de retirada pedido hoje → data de amanhã. A previsão de produção real só é calculada quando o pedido é pago (com o tipo de envio definitivo).
Neste ponto, os dados do paciente conforme escritos no OCR serão os que persistem ao longo de todo o ciclo — é importante que estejam corretos porque vão parar no rótulo do produto.
Tipo de envio e previsão de produção
O tipo de envio definido aqui determina a data de previsão de produção calculada automaticamente no momento do Pago. Ver Cálculo automático da data de previsão de produção para as regras completas (corte 14h, D+1 para 17h/19h, D+2 para 12h/15h).
Fase 2 — Pagamento e geração da requisição de produção
Etapas do ERP: Liberado → Pago → Aguardando impressão Padrão de avanço: Liberado→Pago é automático (webhook); Pago→Ag. Impressão é manual
Quando o cliente paga, o webhook do gateway avança automaticamente o pedido para Pago. A partir daí, o Atendente inclui o pedido de produção no sistema de produção e obtém uma REQ (número de 6 dígitos com dígito por produto, ex: 204583-3).
- Quem executa: Atendente (inclusão da REQ); sistema (pagamento)
- O que faz (físico): O Atendente acessa o sistema de produção, cria o pedido de produção a partir dos dados do pedido de venda, e recebe a REQ.
- O que muda (ERP): Atendente atribui a REQ ao pedido de venda. Ao avançar para Aguardando impressão, está sinalizando que a inclusão foi feita e os três documentos (OCR, Pedido, REQ) estão prontos para verificação.
- Entregável: REQ atribuída ao pedido, três documentos prontos para conferência.
Ponto crítico: É aqui — na transição para Ag. Impressão — que a conferência automática é disparada por webhook. O agente verificador analisa todas as conformidades entre OCR × Pedido × REQ (ver conferencia-pedido-ocr para as regras detalhadas). Se aceito, gera o JSON consolidado que alimenta a impressão de rótulos. Se rejeitado, o pedido volta para Pago com o motivo detalhado. Qualquer erro nos dados precisa ser corrigido ANTES da impressão, porque o rótulo cristaliza os dados.
Fase 3 — Impressão de rótulos
Etapa do ERP: Aguardando impressão → Impresso (→ Ag. Triagem) Padrão de avanço: automático por produto
Os rótulos são gerados a partir do JSON consolidado produzido pela conferência automática. A API createLabel lê esse JSON (nome do paciente, composição, posologia) e preenche o rótulo.
- Quem executa: Sistema (geração) + Operação (abertura dos rótulos)
- O que faz (físico): Cada rótulo é aberto e verificado visualmente.
- O que muda (ERP): Cada rótulo aberto “pinta” o produto correspondente. Quando todos os produtos do pedido estão pintados, o sistema avança automaticamente para Impresso e imediatamente para Ag. Triagem.
- Entregável: Rótulos impressos, pedido pronto para triagem.
Fase 4 — Triagem técnica
Etapa do ERP: Ag. Triagem → Triado Padrão de avanço: manual por pedido inteiro
A Farm. Triagista avalia o pedido inteiro: nome do paciente confere, interações entre ativos dos diferentes produtos estão OK, dosagens dentro das faixas seguras.
- Quem executa: Farm. Triagista
- O que faz (físico): Revisa os rótulos e dados do pedido. Verifica compatibilidade entre ativos de todos os produtos do mesmo pedido.
- O que muda (ERP): Aprovação avança o pedido inteiro para Triado. Rejeição volta a etapa — o pedido retorna para correção.
- Entregável: Pedido liberado para manipulação, ou rejeição com motivo detalhado.
A triagem opera no pedido inteiro (não por produto). Se um produto tem problema, o pedido todo volta. Ver triagem-tecnica para as regras detalhadas.
Se a rejeição for de um pedido que veio do fluxo consultivo, isso é falha sistêmica — o portfólio validado contém inconsistência. Gera ocorrência obrigatória tipo falha-sistemica.
Fase 5 — Manipulação
Etapa do ERP: entre Triado e Conferência 1 Padrão de avanço: não há etapa de ERP dedicada entre Triado e Conferência 1
O Manipulador pesa e envasa conforme a requisição de produção.
- Quem executa: Manipulador
- O que faz (físico): Pesa matéria-prima conforme a REQ, manipula a fórmula, envasa no recipiente definido.
- O que muda (ERP): O registro de manipulação é feito no sistema de produção (não no ERP de vendas).
- Entregável: Produto manipulado conforme REQ, pronto para conferência.
Se houver dúvida técnica durante a manipulação (ex: matéria-prima com aspecto diferente, dificuldade de solubilização), o Manipulador consulta o Farm. Triagista. Ver manipulacao quando disponível.
Fase 6 — Conferências e fechamento
Etapas do ERP: Conferência 1 → Conferência 2 → Produzido (Fechamento) Padrão de avanço: automático por produto em todas as três etapas
Duas conferências sequenciais, cada uma com escopo diferente:
Conferência 1 verifica: produto produzido × pedido de produção (REQ). O Conferente pega o produto manipulado e confere com o que a REQ pedia — composição, volume, embalagem. Cada produto pintado = conferido.
Conferência 2 verifica: produto produzido × REQ × pedido de venda × OCR. É uma conferência mais ampla — além do que a produção fez, verifica se bate com o que o cliente pediu originalmente. Cada produto pintado = conferido.
Fechamento (Produzido): Quando todos os produtos de um pedido passaram pelas duas conferências, a caixa é montada com tudo do pedido. O sistema avança automaticamente para Produzido.
- Quem executa: Conferente
- O que faz (físico): Pega cada produto, confere contra os documentos, pinta no sistema. Monta a caixa quando tudo confere.
- O que muda (ERP): Cada produto é pintado individualmente. Quando todos pintados em uma etapa, avança automático para a próxima.
- Entregável: Caixa montada com todos os produtos, pronta para expedição.
Ver conferencia-producao quando disponível.
Fase 7 — Expedição
Etapas do ERP: Produzido → Postado → Entregue Padrão de avanço: manual por pedido
A Expedição filtra os pedidos em Produzido por tipo de envio, monta o romaneio do dia, e despacha. Ver expedicao-e-transporte para o procedimento completo, incluindo bloqueio por flag de alerta e envio conjunto de múltiplos pedidos.
Resumo RACI
| Fase | Etapa ERP | R (Executa) | A (Presta contas) | C (Consulta) | I (Informado) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Recepção e criação | Criado→Orçado→Liberado | Atendente | Atendente | — | — |
| 2. Pagamento e REQ | Liberado→Pago→Ag. Impressão | Atendente / Sistema | Atendente | — | — |
| 3. Impressão | Ag. Impressão→Impresso→Ag. Triagem | Sistema / Operação | Operação | — | — |
| 4. Triagem | Ag. Triagem→Triado | Farm. Triagista | Farm. Triagista | — | Atendente (se rejeição) |
| 5. Manipulação | (pós-Triado) | Manipulador | Manipulador | Farm. Triagista | — |
| 6. Conferências | Conf. 1→Conf. 2→Produzido | Conferente | Conferente | — | — |
| 7. Expedição | Produzido→Postado→Entregue | Expedição | Expedição | Pedidos (se dúvida) | Atendente (rastreio) |
Regras de decisão e escalação
-
Inconformidade documental (fase 2-3): Pedidos corrige diretamente se for erro de cadastro. Se envolver dados da prescrição (composição, posologia), volta ao Atendente que renegocia com o profissional. Ver conferencia-pedido-ocr.
-
Rejeição na triagem técnica (fase 4): Farm. Triagista detalha o problema (incompatibilidade de ativos, dosagem inviável, etc.). O pedido volta ao Atendente, que contata o profissional para ajustar a prescrição. Isso é esperado no fluxo executivo — a prescrição veio de fora e a Neofarma não influenciou.
-
Dúvida sobre produto desconhecido: Se a prescrição contém produto que não existe no portfólio, Atendente verifica com Interface ERP. Se não existe, informa o profissional e sugere alternativa do portfólio validado.
-
Alerta da vendedora bloqueia expedição: Se o Atendente marcou flag de alerta no pedido, a Expedição não consegue avançar de Produzido para Postado. O alerta precisa ser resolvido pela Atendente antes.
Exceções conhecidas
- Prescrição ilegível: Conferência parcial, sinalizar ao Atendente para solicitar nova via ao profissional.
- Pedido sem receita: Conferência limitada a Pedido × REQ × Chat. Registrar ausência do OCR.
- Urgência médica declarada: Priorizar triagem, sem pular etapas.
- Envio conjunto: Se múltiplos pedidos do mesmo destinatário estão em Produzido, consolidar em 1 envio. Ver Envio conjunto.
Detalhes de sistema por fase
Resumo dos mecanismos automáticos que operam em cada fase deste processo. Referência completa em referencia-sistema-erp.
| Fase | Mecanismo de sistema | Tipo | Efeito |
|---|---|---|---|
| 1 — Criação do pedido | Campos de tipo de envio no PV | Campo | Define o tipo de envio que rege o cálculo de previsão |
| 2 — Pagamento | Webhook de pagamento (gateway) | Automático | Avança Liberado→Pago. Calcula previsão de produção (corte 14h, D+1 ou D+2 conforme tipo de envio) |
| 2 — Geração REQ | Numeração sequencial da REQ | Automático | Sistema de produção gera 6 dígitos + série por produto (ex: 204583-3) |
| 2 — Ag. Impressão | Webhook de Ag. Impressão | Automático | Dispara conferência automática OCR × Pedido × REQ. Gera JSON consolidado se aceito, volta para Pago se rejeitado |
| 3 — Impressão | API createLabel + pintar produto | Automático | JSON → PDFs dos rótulos. Cada rótulo aberto pinta o produto. Todos pintados → Impresso → Ag. Triagem |
| 4 — Triagem | Avanço manual por pedido inteiro | Manual | Farm. Triagista avança ou volta (3 destinos: Pago, Ag. Impressão, Atendente) |
| 5 — Manipulação | Registro no sistema de produção | Manual | Sem avanço de etapa no ERP de vendas |
| 6 — Conferências | Pintar produto (3 etapas) | Automático | Conf. 1, Conf. 2, Fechamento: cada produto pintado individualmente → todos pintados = avança |
| 7 — Expedição | Flag de alerta bloqueia avanço | Trava | Se flag ativa, Expedição não consegue avançar para Postado |
Dados que cristalizam em cada ponto:
- Pago: Previsão de produção (não recalcula depois)
- Ag. Impressão (aceito): JSON consolidado + PDFs dos rótulos (dados viram físicos)
- Fechado: Romaneio do dia (CSV exportado às 19h)
Relação com outros processos
Este processo é o caminho que todo pedido percorre. Ele pode ser precedido por:
- Fluxo Consultivo — que gera a prescrição e depois entra aqui
- Atendimento de Lead de Evento — que qualifica o lead antes
E contém subprocessos documentados separadamente:
- geracao-req-producao — geração de REQ e atribuição de séries (Pago→Ag. Impressão)
- conferencia-automatica-ag-impressao — conferência automática por webhook, gera JSON consolidado
- conferencia-pedido-ocr — regras detalhadas da verificação OCR × Pedido × REQ
- triagem-tecnica — regras de triagem técnica
- manipulacao — pesagem, manipulação e envase
- conferencia-producao — conferências 1, 2 e fechamento
- expedicao-e-transporte — expedição e envio
Referência transversal:
- mapa-responsabilidades-etapas — mapa de quem faz o quê em cada etapa do ERP
- regras-datas-filtros-producao — regras de datas, filtros, tipos de envio e cálculo de previsão de produção
- referencia-sistema-erp — índice de todos os mecanismos de sistema (webhooks, flags, APIs, filtros)
Histórico de evolução
| Data | Mudança | Motivação |
|---|---|---|
| 2026-03-31 | Criação do documento com base na Cadeia 1 (Ciclo do Pedido) do CLAUDE.md | 2026-03-31-processos-sem-raci |
| 2026-04-01 | Reestruturado: narrativa por fase com ancoragem nas etapas do ERP, dualidade físico×digital em cada etapa, RACI como resumo. Adicionadas fases de impressão, manipulação, conferência 1/2 e fechamento que não existiam na versão anterior | Sessão de arquitetura com João — contexto das etapas do ERP |
| 2026-04-06 | Fase 1 detalhada com 2 variantes (receita digital vs. retirada de receita), tipo de envio como campo definido na criação do PV, link para regras de cálculo de previsão de produção | Sessão de detalhamento com João — fluxo PV por tipo de envio |
| 2026-04-06 | Adicionada seção “Detalhes de sistema por fase” com tabela resumo de todos os mecanismos automáticos (webhooks, pintar, flags, cristalização) + pontos de cristalização de dados. Link para referencia-sistema-erp | Agregação de detalhes de sistema na documentação de processos |